الخدمات المساندة :

الاتصالات الإدارية:

·        تنظيم عمليات استقبال البريد الوارد ومتابعته ، وتنظيم عمليات استلام البريد الصادر وإرساله إلى الجهات المختصة ، وتنظيم المحفوظات بحيث يسهل الرجوع إليها والاستفادة منها ، وتأمين التعاميم الصادرة والواردة .

·        استقبال أعضاء هيئة التدريس والموظفين وغيرهم من منسوبي الجامعة (المراجعين) وتزويدهم بالمعلومات المتعلقة بإجراءات معاملاتهم والعمل على تسهيل ذلك أو التنسيق مع أقسام الإدارة.

·        إعداد التقرير الدوري عن أعمال الاتصالات الادارية  متضمنا الإحصاءات الدقيقة عن عدد المعاملات الواردة والصادرة، ومعدلات الأداء في إنهاء معالجة المعاملات الواردة، والمشكلات التي واجهت الاتصالات الإدارية  والعاملين فيه.

·        وضع وتطبيع خطة لتنظيم المحفوظات والعمل على تطويرها بصورة مستمرة.

·        أية مهمة أخرى يكلف بها المركز في مجال اختصاصه.

الوارد:

1.     استقبال جميع المراسلات الواردة ، واستلامها.

2.     تسجيل موضوع المعاملات الواردة بنظام الاتصالات الإدارية .

3.     طباعة الملصق وترقيم المعاملات الواردة .

4.     احالة المعاملات الواردة للأقسام المختصة.

5.     توزيع التعاميم الواردة .

الصادر:

1.     استقبال جميع المراسلات الصادرة ، واستلامها.

2.     تسجيل المعاملات الصادرة بنظام الاتصالات الإدارية.

3.     طباعة الملصق وترقيم المعاملات الصادرة  .

4.     اتخاذ الإجراءات السريعة لإرسالها إلى الجهات المختصة داخل أو خارج الجامعة.

5.     تسجيل وتصدير القرارات بأنواعها .

 

 

 

السكرتارية :

1.     معالجة البريد اليومي  :

·        يستلم البريد اليومي .

·         يعرض البريد اليومي على المدير العام .

·        يوجه البريد حسب الاختصاص.

2.     معالجة الاتصالات الهاتفية:

·        يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة.

·         يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال.

·        يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص.

·        يجري الاتصالات المطلوبة للمدير.

3.     اعداد المراسلات :

·        يحرر المادة المكتوبة.

·        يطبع المادة المحررة.

·        يقوم بأجراء إرسال  المراسلات إلى الاتصالات الإدارية.

4.     تنظيم الاجتماعات :

·        يوجه الدعوة للمشاركين.

·        يستقبل الاعضاء المشاركين في الاجتماع.

5.     تنظيم مواعد المدير العام :

·        يسجل بيانات الزوار.

·         يجهز البيانات المطلوبة.

6.     استقبال المراجعين المدير العام :

·         يستقبل المراجعين.

·        يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض المراجعة.

7.     متابعة اعمال المدير العام:

·        يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.

·        يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.

8.     التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:

·        اعداد طلبات المواد والمستلزمات الخاصة بمكتب المدير العام.

·         يعد بلاغات الصيانة والاعطال .

إدارة الوثائق والسجلات والملفات :

1.     حفظ جميع القرارات والخطابات والمكاتبات في ملف كل موظف من السعوديين
   والمتعاقدين .

2.     فتح ملفات للموظفين السعوديين والمتعاقدين الجدد وفرزها وترميزها .

3.     ترتيب جميع الملفات حسب الفهرسة المتبعة .

4.     إرسال ملفات المنقولين من الجامعة .

5.     تصوير مسوغات التعيين التعاقد من الملفات وتجهيزها لإرسالها لوزارة الخدمة
  المدنية .

6.     إدخال بيانات منسوبي ومنسوبات في البرنامج .

7.     إعداد بطاقات العمل لجميع منسوبي الجامعة .