مهام ومسؤوليات  إدارة شئون الموظفين  :

إدارة شؤون الموظفين تقوم بإجراءات جميع الموظفين على لائحة وانظمة  الخدمة المدنية والمستخدمين والعمال والصحية من بداية تعيينه إلى نهاية خدمته وما يطرأ بينهما من إجراءات.

اولاً : مهام ومسؤوليات مدير إدارة شؤون موظفين :

1.    تطبيق نظم وقواعد وإجراءات شئون الموظفين وفقًا للوائح وانظمة وادلة وزارة الخدمة المدنية، ويتمثل ذلك في الاشراف على الوحدات التابعة للإدارة حسب اختصاصها وعملها.

2.    تحديد الوظائف الشاغرة ، نوعيتها ، وشروطها ، وذلك بالتعاون مع الإدارات والأقسام المختلفة ، والإعلان عن الوظائف المراد شغلها (المسابقة الوظيفية ).

3.    الاتصال بوزارة الخدمة المدنية فيما يختص بإشغال الوظائف الشاغرة التي ينبغي التنسيق معه فيها واتخاذ الإجراء اللازم نحوها .

4.    الاشراف على الإجراءات اللازمة نحو مستحقات العاملين من مكافآت وغيرها .

5.    متابعة إعداد تقارير تقويم الأداء الوظيفي .

6.    الاشراف على تجميع وتبويب المعلومات المتعلقة بالاحتياجات الفعلية من الموظفين ، وذلك بالتعاون مع وحدة التطوير الإداري .

7.    الاشراف على تنظيم وحفظ ملفات وسجلات العاملين والتأكد من استيفائها لجميع البيانات اللازمة .

8.    الاشتراك في إعداد مشروع ميزانية الباب الأول للمشروع ، وذلك بالتعاون والتنسيق مع إدارة الميزانية والإدارات الأخرى ذات العلاقة .

9.    التعرف على مشاكل العاملين ذات الصلة بأعمال شئون الموظفين وتقديم المشورة حولها للجهات المختصة بعد إجراء الدراسات اللازمة بشأنها .

10.          حصر كافة البيانات عن أوضاع العاملين وتصنيفها وتحليلها بحيث يسهل الاستفادة منها .

11.          تقديم المساعدات الاستشارية الفنية اللازمة لكافة الإدارات والأقسام في الجامعة في المسائل التي تتعلق بشئون العاملين .

12.          التنسيق والتعاون مع وزارة الخدمة المدنية فيما يختص بتحوير الوظائف .

13.          مراقبة سير العمل في الوحدات التابعة للإدارة  .

14.          إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطوير العمل بها ورفعها إلى مدير عام شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين  .

ثانياً: وحدة التوظيف :

القيام بكافة المهام وجميع الإجراءات المتعلقة بالتوظيف والوقوعات الوظيفية الخاصة بالمنسوبين والمنسوبات شاغلي الوظائف الإدارية والفنيـة ( الرسمين) .

1.    تطبيق كافة الإجراءات النظامية وفـق لوائح  ونظام الخدمة المدنية ولوائحها التنفيذية ، ولائحة العمل والعمال ولوائح المؤسسة العامة للتقاعد المدني والتأمينات الاجتماعية واللوائح والتعاميم ذات العلاقة بـ(الرسمين) .

2.     إعداد وتجهيز القرارات الإدارية بعد التدقيق والتأكد من اكتمال كافة الحيثيات والإجراءات لـصدورهـا ، والمتمثلة في حـالات:

التعيين ، الإعارة ، المباشرات ، إنهاء الخدمة ، التكليف ، تقاويم الاداء.

3.     حصر الموظفين والموظفات المحالين للتقاعد ، وإعداد القرارات المتخذة بشأنهم وإبلاغ الجهات ذات العلاقة بذلك .

4.     إعداد الرد على الخطابات المختلفة.

5.     إعداد بيانات الخدمة .

6.     إعداد وتجهيز قرارات صرف كلاً من :

بدل طبيعة العمل ، بدل عدوى الصحيين ، ومكافاة موزعي البريد (المراسلين ).

7.     استكمال إجراءات وطي القيد لأي سبب .

8.     المشاركة في  فريق عمل الوظائف المطروحة للمسابقة  والمتعلقة بأعداد خطة في  استقبال المتقدمين للوظائف ، وفـرز الملفات ، وإعداد القوائم بالمقبولين والمستبعدين من المسابقة وإعداد قوائم إعلانات نتائج القبول المبدئي للمتقدمين  والمشاركة في امتحانات المتقدمين .

9.     إعداد المكاتبات والرد على الاستفسارات المطلوبة عن كافة الأعمال المتعلقة بأعمال الوحدة.

10.       استقبال طلبات التوظيف وفرزها وعمل قوائم لها  .

11.       أي مهام أخرى توكل إلى الوحدة.

ثالثاً: وحدة التعاقد :

القيام بكافة المهام والإجراءات المتعلقة بالتعاقد على وظائف البنود الغير مرتبطة بالميزانية وإعداد وإصدار العقود الخاصة بالمتعاقدين على هذا البنود بعد الكشف الطبي وموافقة صاحب الصلاحية.

1.     الرفع لصاحب الصلاحية عن الجهات التي تتقدم بطلب الاحتياج إلى موظفين على البنود.

2.     القيام بكافة الإجراءات الخاصة بالموظفين شاغلي وظائف البنود نحو إصدار قرارات (تعيين ـ تجديد العقود ـ إنهاء العقد ) ومتابعة تنفيذها بعد تسجيلها بالحاسب الآلي وإخطار الجهات ذات العلاقة بذلك .

3.     إعداد تقويم الأداء الوظيفي للمتعاقدين مع نهاية العقد لاتخاذ الإجراءات الخاصة بتجديد العقود وعرضها صاحب الصلاحية . 

4.     إعداد الرد على طلبات واستفسارات المتعاقدين ، وإعداد المقترحات لحل مشاكل المتعاقدين .

5.     إعداد البيانات الخاصة بموظفي البنود وإدخال ارصدت اجازاتهم.

6.     اعداد وتجهيز إجراءات التعاقد مع طلاب الامتياز .

7.     أي مهام أخرى توكل إلى الوحدة.

رابعاً : وحدة الترقيات والنقل :

1.     إعداد وتجهيز القرارات الإدارية بعد التدقيق والتأكد من اكتمال كافة الحيثيات والإجراءات لـصدورهـا ، والمتمثلة في حـالات:  الترقية ، النقل ، المناقلة .

2.     استكمال إجراءات النقل المكاني والوظيفي.

3.     إعداد الرد على طلبات  النقل.

4.     إعداد وتجهيز قرارات صرف بدل الترحيل .

5.     إعداد وتحديث ومتابعة بيانات المؤهلين المستحقين للترقية مرتين خلال السنة المالية .

6.     إعداد التعاميم المتعلقة بعمل الوحدة.

7.     دراسة  كل ما يحال لإدارة شؤون الموظفين فيما يخص الترقيات.

8.     استكمال مسوغات الترقية لمستحقيها وإعداد المخاطبات اللازمة مع الإدارات والتحقق من المعلومات الواردة من واقع الملفات والسجلات وإضافة أية مستجدات على المسوغات.

9.     إعداد محاضر الترقيات.

10.            أي مهام أخرى توكل إلى الوحدة.

 خامساً : وحدة التشكيلات :

1.     متابعة الوظائف الشاغرة والمعدة للمسابقات الوظيفية والترقيات والنقل والتحوير والتخفيض والرفع.

2.     القيام بكل ما يتعلق بمهام وإجراءات تعبئة النماذج الخاصة بالتحوير واستحداث الوظائف.

3.     إعداد وحصر الوظائف الشاغرة والمشغولة بمتعاقدين التي يمكن الترقية عليها .

4.     دراسة وتحديد الوظائف الإدارية والفنية المطلوب رفعها أو تحويرها عن طريق الميزانية بالتنسيق مع إدارة التخطيط والميزانيـة قبل إعداد ورفع الميزانية  لوزارة المالية .

5.     مراجعة الرموز التصنيفية والمسميات الوظيفية للوظائف المدرجة في ميزانية الجامعة .

6.     تسجيل الوظائف لدى وزارة الخدمة المدنية .

7.     حجز الوظائف للمسابقة الوظيفية او التعيين أو الترقية أو النقل أو المتعاقدين من أعضاء هيئة التدريس .

8.     تسجيل موظفي بند الأجور في التأمينات الاجتماعية ومتابعتهم.

9.     اعداد التقارير التي تطلبها  وزارة التعليم العالي بالشاغرة والمشغولة من الوظائف.

10.                        أي مهام أخرى توكل إلى الوحدة.

سادساَ: وحدة الاستحقاقات:

القيام بكافة المهام وجميع الإجراءات المتعلقة باستحقاقات منسوبين ومنسوبات شاغلي الوظائف الإدارية والفنيـة ( الرسمين).

1.     تطبيق كافة الإجراءات النظامية وفـق لوائح  ونظام الخدمة المدنية ولوائحها التنفيذية ، والتعاميم ذات العلاقة بـ(الرسمين) .

2.     إعداد وتجهيز القرارات الإدارية بعد التدقيق والتأكد من اكتمال كافة الحيثيات والإجراءات لـصدورهـا ، والمتمثلة في حـالات:

·        مكافأة العمل الاضافي (خارج الدوام الرسمي).

·        الانتدابات (الداخلي والخارجي).

·        قرارات الحسم . من غياب بدون عذر ، تأخر ، جولات ميدانية ، عقوبات .

3.     إصدار اوامر الاركاب لمنسوبي ومنسوبات شاغلي الوظائف الإدارية والفنيـة (الرسمين).

4.     تسجيل وادخال كلاً من :

·        افادات مكافأة العمل الاضافي (خارج الدوام الرسمي).

·        افادات وثائق انهاء مهمة للانتدابات.

5. أي مهام أخرى توكل إلى الوحدة.

سابعاً: وحدة الاجازات :

القيام بكافة المهام وجميع الإجراءات المتعلقة بالإجازات بالمنسوبين والمنسوبات شاغلي الوظائف الإدارية والفنيـة ( الرسمين والمتعاقدين).

1.    تطبيق كافة الإجراءات النظامية وفـق لائحة الاجازات الصادة من وزارة الخدمة المدنية والتعاميم ذات العلاقة .

2.    إعداد وتجهيز القرارات  بعد التدقيق والتأكد من اكتمال كافة الإجراءات لـصدورهـا ، والمتمثلة في:

v    الاجازات العادية.                                               

v    الاجازات الاضطرارية.

v    اجازة مرافقة مريض .                                                        

v    الاجازات المرضية.                                             

v    اجازة استثنائية بدون راتب.

v    اجازة مرافقة مريض.

v    اجازة الوضع.

v    اجازة رعاية مولود (الأمومة).

3.     الرد على استفسارات الموظفين عن أرصدة الإجازات المستحقة لهم من واقع الشاشة الخاصة بالإجازات .

4.     إعداد المباشرات للموظفين  والموظفات بعد الاجازات.

5.     حصر اجازات المنتهية خدماتهم أو النقل المكاني.

6.     مراجعة بيانات كافة الإجازات الواردة من الإدارات والكليات.

7.     إعداد خطابات اعتماد و تصديق التقارير المرضية من الهيئة الطبية .

8.     ادخال ارصدت الاجازات من منسوبين ومنسوبات شاغلي الوظائف الإدارية والفنيـة           (الرسمين والمتعاقدين).

9.     أي مهام أخرى توكل إلى الوحدة.

ثامناًً : وحدة الحاسب الآلي :

1.     تصميم والتعديل على كافة النماذج الخاصة بشؤون الموظفين في البرنامج من:

·        قرارت التعيين بأنواعها .

·        قرارت الترقيات .

·        قرارت الإجازات بأنواعها .

·        قرارت الأنتدابات .

·        قرارت العمل الإضافي (خارج الدوام الرسمي).

·        قرارت الحسم بأنواعها.

·        قرارت صرف البدلات بأنواعها .

·        قرارت إنها الخدمة وطي القيد.

·        إعداد نماذج العقود بأنواعها .

·        إعداد نماذج بينات الخدمة .

·        قرارت المكافآت بأنواعها.

·        قرارات التعاقد مع طلبة الامتياز .

2.     أي تعدل أو اضافات على برنامج شؤون الموظفين .

3.     أي مهام أخرى توكل إلى الوحدة.