إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس
أولاً:
الهدف:
تنفيذ كافة المهام وجميع الإجراءات المتعلقة بأعضاء هيئة التدريس السعوديين ومن في حكمهم بالجامعة.
ثانياً: نطاق الإشراف:
§ وحدة السعوديين .
§ وحدة الاستحقاقات.
§ وحدة الوثائق والسجلات والملفات.
§ وحدة الخدمات المساندة.
ثالثاً: المهام والواجبـات:
· الإشراف على موظفي إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس وعلى سير العمل ومراجعته ومتابعته.
· الإشراف على أعمال قسم الوثائق والسجلات بالإدارة.
· توقيع طلبات الكشف الطبي والنماذج بالنسبة للمستجدين.
· الإشراف على قرارات تجديد العقود للمتعاقدين وكذلك العقود الجديدة .
· الموافقة على منح الإجازات الإظطرارية.
· متابعة بعض الأعمال الخاصة بالإدارة مع الإدارات الأخرى بالجامعة.
· الإنابة عن سعادة مدير عام شؤون اعضاء هيئة التدريس والموظفين في حال غيابه .
· القيام باية مهام اخرى يكلف بها فى مجال اختصاصه.
الإدارة | إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس | الوحدة الإدارية | وحدة أعضاء هيئة التدريس (السعوديين والمتعاقدين) |
المهام والواجبـات:
· إعداد قرارات تعيين المعيدين والمحاضرين ومدرسي اللغات.
· إعداد قرارات تعيين أعضاء هيئة التدريس (استاذ مساعد – أستاذ مشارك – أستاذ ).
· إعداد قرارات عمل جميع إجازات أعضاء هيئة التدريس السعوديين وهي كالتالي :
o الإجازات الإظطرارية.
o الجازات المرضية.
o الإجازات الإستثنائية.
o إجازة الوظع للإناث.
o إجازة رعاية المولود.
o إجازة التفرغ العلمي.
· تتم ترقية عضو هيئة التدريس من مرتبة معيد الى مرتبة محاضر بناء على موافقة معلي مدير الجامعة على محضر لجنة المعيدين والمحاضرين مدرسي اللغات , أما الترقية الى رتبة أستاذ مساعد واستاذ مشارك وأستاذ فتتم عن طريق مجلس الجامعة وفي كلا الحالات تتم الترقية بوجود رقم شاغر ثم يعمل قرار تنفيذي بذلك .
· القيام باية مهام اخرى يكلف بها فى مجال اختصاصه.
الإدارة | إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس | الوحدة الإدارية | وحدة الاستحقاقات |
المهام والواجبـات:
· إعداد قرارات تعيين المعيدين والمحاضرين ومدرسي اللغات.
· إعداد قرارات الإنتداب الداخلي والخارجي.
· إعداد الإفادة لقرارات الإنتداب الداخلي والخارجي .
· إعداد قرارات خارج الدوام لأعضاء هيئة التدريس واعتماده .
· إعداد الإفادة لقرارات خارج الدوام .
· إعداد واعتماد قرارات العبأ التدريسي الزائد .
· إعداد قرارات واعتمادات الزيادة الاستثنائية .
· إعداد قرارات واعتمادات قرار مكافأة اللجان .
· إعداد قرارات مكافأة المجالس .
· إعداد واعتماد قرارات العمل خلال فترة الإجازة الصيفية .
· إعداد واعتماد قرارات صرف بدل ( الحاسب -التعليم الجامعي - بدل الندرة – بدل التفرغ - ... الخ ) .
· إعداد واعتماد قرارات الحسم الغياب .
· إصدار أوامر الإركاب .
· إصدار مشاهد تعريف العمل والتعريف بالراتب .
· القيام باية مهام اخرى يكلف بها فى مجال اختصاصه.
إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس
الإدارة | إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس | الوحدة الإدارية | وحدة الوثـــــــائق والســـــجلات والملفات |
المهام والواجبـات:
· حفظ جميع القرارات والخطابات والمكاتبات في ملف كل موظف من السعوديين والمتعاقدين .
· فتح ملفات للموظفين السعوديين والمتعاقدين الجدد وفرزها وترميزها .
· ترتيب جميع الملفات حسب الفهرسة المتبعة.
· إرسال ملفات المنقولين من الجامعة.
· تصوير مسوغات التعيين والتعاقد من الملفات وتجهيزها لإرسالها لوزارة الخدمة المدنية.
· إدخال بيانات منسوبي ومنسوبات الجامعة في البرنامج.
· إعداد بطاقات العمل لجميع منسوبي الجامعة.
· القيام بأي مهام أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه.
الإدارة | إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس | الوحدة الإدارية | وحدة الخدمات المساندة (الاتصالات الإداريـــــــــة) |
المهام والواجبـات:
· تنظيم عمليات استقبال البريد الوارد ومتابعته ، وتنظيم عمليات استلام البريد الصادر وإرساله إلى الجهات المختصة ، وتنظيم المحفوظات بحيث يسهل الرجوع إليها والاستفادة منها ، وتأمين التعاميم الصادرة والواردة .
· استقبال أعضاء هيئة التدريس والموظفين وغيرهم من منسوبي الجامعة والمراجعين وتزويدهم بالمعلومات المتعلقة بإجراءات معاملاتهم والعمل على تسهيل ذلك أو التنسيق مع أقسام الإدارة.
· إعداد التقرير الدوري عن أعمال الاتصالات الادارية متضمنا الإحصاءات الدقيقة عن عدد المعاملات الواردة والصادرة، ومعدلات الأداء في إنهاء معالجة المعاملات الواردة، والمشكلات التي واجهت الاتصالات الإدارية والعاملين فيه.
· وضع وتطبيع خطة لتنظيم المحفوظات والعمل على تطويرها بصورة مستمرة.
· القيام بأي مهام أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه.
الإدارة | إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس | الوحدة الإدارية | وحدة الخدمات المساندة (الــــــــــــــــــــــــــــــــــــــوارد) |
المهام والواجبـات:
· استقبال جميع المراسلات الواردة ، واستلامها.
· تسجيل موضوع المعاملات الواردة بنظام الاتصالات الإدارية .
· طباعة الملصق وترقيم المعاملات الواردة .
· احالة المعاملات الواردة للأقسام المختصة.
· توزيع التعاميم الواردة .
· القيام بأي مهام أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه.
إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس
الإدارة | إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس | الوحدة الإدارية | وحدة الخدمات المساندة (الصـــــــــــــــــــــــــــــــــادر) |
المهام والواجبـات:
· استقبال جميع المراسلات الصادرة ، واستلامها.
· تسجيل المعاملات الصادرة بنظام الاتصالات الإدارية.
· طباعة الملصق وترقيم المعاملات الصادرة .
· اتخاذ الإجراءات السريعة لإرسالها إلى الجهات المختصة داخل أو خارج الجامعة.
· تسجيل وتصدير القرارات بأنواعها .
· القيام باية مهام اخرى يكلف بها فى مجال اختصاصه.
الإدارة | إدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس | الوحدة الإدارية | وحدة الخدمات المساندة (السكرتاريـــــــــــــــــــــــة) |
المهام والواجبـات:
· معالجة البريد اليومي :
o يستلم البريد اليومي .
o يعرض البريد اليومي على المدير العام .
o يوجه البريد حسب الاختصاص.
· معالجة الاتصالات الهاتفية:
o يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة.
o يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال.
o يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص.
o يجري الاتصالات المطلوبة للمدير.
· اعداد المراسلات :
o طباعة المادة المحررة.
o القيام بأجراء إرسال المراسلات إلى الاتصالات الإدارية.
· تنظيم الاجتماعات :
o يوجه الدعوة للمشاركين.
o يستقبل الاعضاء المشاركين في الاجتماع.
· تنظيم مواعيد المدير العام :
o يسجل بيانات الزوار.
o يجهز البيانات المطلوبة.
· استقبال المراجعين المدير العام :
o يستقبل المراجعين.
o يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض المراجعة.
· متابعة اعمال المدير العام:
o يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
o يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.
· التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:
o اعداد طلبات المواد والمستلزمات الخاصة بمكتب المدير العام.
o يعد بلاغات الصيانة والاعطال الخاصة بمكتب المدير العام.
· القيام باية مهام اخرى يكلف بها فى مجال اختصاصه.
